Seringkali bagian HelpDesk atau IT Support diminta bantuannya terhadap staff atau karyawan baru untuk memberikan pengarahan atau tutorial atas penggunaan sejumlah aplikasi yang ada dalam perusahaan tersebut. Namun bagi sebagian diantaranya yang cukup mobile, bantuan teknis yang demikian agaknya sulit dilakukan secara tatap muka langsung. Untuk mengatasi masalah semacam ini, sistem operasi Windows memiliki fitur Remote Assistance yang memungkinkan bantuan teknis terhadap pengguna diberikan dari jauh (remote). Fitur yang (setahu saya) telah disertakan sejak era Windows XP ini, bekerja dengan mekanisme invitation (undangan). Pengguna yang tengah mengalami kendala tadi dapat terlebih dahulu mengirimkan undangan terhadap bagian IT Support atau orang lain yang memang berkompeten melalui email atau chat. Penerima yang dimintai bantuan teknisnya melalui undangan tadi dapat meresponnya dengan mengklik link yang ada pada undangan tersebut untuk masuk kedalam sistem remote guna melakukan interaksi langsung.
Secara lebih teknis, Remote Assistance baru dapat dipergunakan ketika pengguna telah mangaktivasi fitur tersebut. Caranya adalah dengan masuk ke ‘Start | Control Panel | System’ dan klik pada tab Remote. Pastikan bahwa opsi ‘Allow Remote Assistance invitations to be sent from this computer’ telah berada dalam kondisi tercentang.
Langkah berikutnya yang dapat dilakukan adalah melakukan request atas remote assistance melalui mekanisme invitation kepada orang yang ingin dimintai bantuannya. Adapun metode notifikasi dapat dilakukan melalui email atau chat (sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya). Hal yang perlu dilakukan disini adalah sebagai berikut.
- Masuk ke ‘Start | Help and Support’
- Pada window Help and Support Center klik pada opsi ‘Invite a friend to connect to your computer with Remote Assistance’ dibawah bagian ‘Ask for assistance’.
- Pada window Remote Assistance yang muncul kemudian pilih opsi ‘Invite someone to help you’. Maka pilihan metode notifikasi pun muncul yaitu dengan menggunakan Windows Messanger (chat) atau menggunakan e-mail (melalui aplikasi email client yang terinstall pada sistem).
Jika metode notofikasi yang digunakan adalah melalui Windows Messanger (atau Windows Live Messanger) maka klik pada tombol ‘Sign In’ pada bagian ‘Use Messenger…’. Jika proses Sign In telah dilakukan sebelumnya, maka bagian ini akan menampilkan daftar user yang tengah online maupun offline (sesuai dengan account IM yang digunakan).
Cukup pilih penerima yang dikehendaki dan klik link ‘Invite this person’ dibawahnya. Tunggulah beberapa saat hingga respon dari penerima telah diperoleh.
Sebaliknya, jika metode notifikasi yang digunakan adalah dengan menggunakan e-mail, ketikkan alamat e-mail dari orang yang dikehendaki pada bagian ‘or use e-mail’ dan klik link ‘Invite this person’ pada bagian bawah. Pada halaman berikutnya, lengkapi informasi undangan yang dimaksud baik pengirim dan pesan (jika dikehendaki) dan klik pada tombol ‘Continue >’.
Tentukan pula batasan waktu berlakunya undangan tersebut pada bagian ‘Set the invitation to expire’ serta perlu tidaknya penerima untuk menggunakan password ketika mengakses komputer pengguna. Klik pada ‘Send Invitation’ untuk langsung mengirimkan undangan tersebut. Pastikan pula account mail pada e-mail client yang digunakan (seperti Microsoft Outlook) telah terkonfigurasi sebagaimana mestinya.Disamping kedua mekanisme tersebut, invitation juga dapat disimpan menjadi suatu file yang dapat dikirimkan kemudian ketika koneksi internet tersedia. Secara default, file ini akan tersimpan sebagai RAInvitation.msrcincident.
- Selanjutnya penerima dapat langsung terkoneksi dengan komputer pengirim undangan tadi (jika menggunakan media chat) atau dengan membuka file attachment (*.msrcincident) diberikan oleh pengirim (jika menggunakan notifikasi melalui e-mail).
Masukkan password jika memang sebelumnya dikonfigurasi demikian dan klik tombol ‘Yes’ untuk menghubungkan dengan komputer pengguna.
Ketika koneksi diinisiasi, komputer pengguna akan menerima window dialog konfirmasi yang menyatakan bahwa pihak expert atau orang yang dimintai bantuannya tersebut telah menerima invitation yang dikirimkan serta siap untuk terkoneksi. Jika disetujui, komunikasi diantara kedua belah pihak melalui Remote Assistance ini dapat tercipta.
Disamping chat dan melihat session pengguna, melalui Remote Assiatance kedua belah pihak juga dapat berbagi file, berbicara langsung hingga memutuskan koneksi. Bahkan, pada sisi expert (atau orang yang dimintai bantuan) memiliki kapabilitas untuk mengambil alih (maupun melepas) session dari pengguna.
